Logiciels de caisse : le point sur le contrôle de vos logiciels

Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises utilisatrices et les fournisseurs de logiciel ou de système de caisse qui ne respectent pas les conditions précises d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage s’exposent non seulement à un contrôle de l’administration, mais aussi à des sanctions…qui peuvent être conséquentes…


Logiciel de caisse certifié : un contrôle spécifique

Principe. Les agents de l'administration fiscale peuvent intervenir de manière inopinée pour vérifier que vous détenez effectivement l'attestation ou le certificat nécessaire pour chacun des logiciels ou systèmes de caisse utilisés.

Où ? Le contrôle a nécessairement lieu dans l’entreprise. En aucun cas, les agents ne peuvent accéder aux locaux affectés au domicile privé ou aux parties privatives des locaux à usage mixte.

Quand ? Le contrôle doit avoir lieu entre 8 heures à 20 heures ou, le cas échéant, en dehors de ces heures, si vos heures d'activité professionnelle le justifient.

Un avis de contrôle. Au début de son intervention, le vérificateur doit vous remettre un « avis d'intervention » contre avis de réception. Cet avis mentionne notamment :

  • le(s) nom(s) et la qualité des agents participant à l'intervention ainsi que le service auquel il(s) appartient(nent) ;
  • le nom ou la dénomination sociale et l'adresse de l'entreprise ;
  • la date de l'intervention.

Le saviez-vous ?

Le contrôle ne doit porter que sur l’existence du certificat et/ou de l’attestation et de leur conformité. L'administration fiscale ne peut pas, dans le cadre de cette procédure, examiner la comptabilité de l'entreprise (qui suppose l'engagement d'une procédure de vérification de comptabilité).

Le cas échéant. Si vous ne détenez pas de logiciel ou de système de caisse, vous devez prouver par tous moyens que vous n'enregistrez pas les règlements de vos clients au moyen d'un tel logiciel ou système, par exemple en présentant un extrait de votre comptabilité tenue sur papier.

Un procès-verbal. A l’issue du contrôle, le vérificateur remet un procès-verbal (PV) sur lequel il consigne les références du ou des logiciels (ou versions de logiciels) ou des systèmes de caisse que vous détenez et les éventuels manquements constatés. Dans cette hypothèse, le PV doit mentionner que vous avez 30 jours pour formuler des observations et, le cas échéant, fournir l'attestation ou le certificat. Ce PV doit être signé par vous-même et le vérificateur, et une copie vous est remise (si vous refusez de signer, mention en sera faite sur le PV).

Le saviez-vous ?

Si le vérificateur constate la régularité en la forme du document présenté (certificat ou attestation individuelle), il le mentionne dans le PV. Mais si, dans le cadre d’un contrôle ultérieur, l'administration fiscale (ou douanière) démontre l'usage frauduleux du logiciel ou système de caisse concerné, les conséquences suivantes s'appliquent :

  • à l’égard de l’entreprise : les impôts complémentaires correspondants aux recettes éludées seront dus et assortis de pénalités de 80 % pour manœuvres frauduleuses ;
  • à l'égard de l'éditeur du logiciel ou système (ou de toute personne intervenue sur ce produit pour en permettre l'usage frauduleux) : l'amende égale à 15 % du chiffre d'affaires sera applicable ainsi que la solidarité de paiement des droits mis à la charge de l'utilisateur.

L’amende douanière et l’amende fiscale (fixées toutes les deux à 15 % du CA) ne peuvent pas se cumuler à raison des mêmes logiciels ou systèmes frauduleux.

Un chiffre d’affaires. Le chiffre d’affaires à prendre en compte est celui qui est réalisé au titre de l’année au cours de laquelle l’amende est prononcée, auquel il faut ajouter celui réalisé au cours des 5 années précédentes.


Logiciel de caisse certifié : attention aux amendes !

Une amende spécifique. Si l’administration constate que vous manquez à votre obligation, vous êtes passible d’une amende. Plus exactement, vous y serez soumis si vous ne justifiez pas, dans les 30 jours, que le ou les logiciels ou systèmes de caisse que vous détenez et utilisez satisfont aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

Le saviez-vous ?

L’administration n'a pas à démontrer l'usage frauduleux du logiciel ou système de caisse pour appliquer l'amende.

Combien ? Le montant de l'amende en cas de défaut de justification est fixé à 7 500 €. L'amende s'applique par logiciel ou système de caisse concerné.

Exceptionnellement. L’amende ne sera pas applicable si à l’occasion du contrôle, l’entreprise apporte la preuve du fait qu’elle a fait toutes les diligences nécessaires pour obtenir l’attestation ou le certificat de son éditeur de logiciels.

A l’inverse. Si l’administration apporte la preuve du fait que l’entreprise a manqué sciemment à ses obligations, l’amende sera appliquée.

60 jours pour vous mettre en conformité ! Lorsque l'amende est appliquée, vous disposez d'un délai de 60 jours pour vous mettre en conformité (délai qui démarre au lendemain de la remise ou de la réception du procès-verbal précité et qui expire le 61ème jour suivant).

Attention ! Passé ce délai, l'administration fiscale peut à nouveau vous demander de produire les justificatifs requis. Si vous n’êtes pas en mesure de produire les justificatifs demandés, l'amende est à nouveau applicable.

Une amende pour les diffuseurs de logiciels. L’administration fiscale, tout comme l’administration des Douanes (depuis le 25 octobre 2018) dispose d’un droit de communication auprès des éditeurs, concepteurs et techniciens intervenant sur les logiciels de caisse lui permettant, sur simple demande de sa part, d’obtenir tous les renseignements relatifs à la conception et à la fabrication de ces logiciels.

Pourquoi ? L’amende qui frappe l’éditeur du logiciel s’applique à toutes les personnes qui mettent à disposition des logiciels (ou systèmes) frauduleux permettant à l’utilisateur d’altérer, de supprimer ou de modifier les données enregistrées dans le logiciel (ou le système) sans que les données originales ne soient conservées et ce afin de commettre l’un des faits suivants : omission de passer des écritures comptables, ou inscription d’écritures inexactes ou fictives au livre-journal (ou dans les documents qui en tiennent lieu).

Concrètement, cela permet à l’administration de vérifier que dès l’origine, ces outils ne sont pas conçus pour permettre la réalisation de fraudes fiscales (ou de certains délits douaniers).

En cas d’opposition au droit de communication des douanes. L’éditeur, le concepteur ou le technicien qui refuse de transmettre aux agents des douanes les informations demandées s’expose, depuis le 25 octobre 2018, à une amende de 10 000 € par logiciel ou système vendu, ou par client pour lequel une prestation a été réalisée.

En cas d’opposition au droit de communication des services fiscaux. Jusqu’à présent, l’éditeur, le concepteur ou le technicien qui refusait de transmettre aux agents des services fiscaux les informations demandées s’exposait à une amende de 1 500 € par logiciel ou système vendu, ou par client pour lequel une prestation a été réalisée. A compter du 1er janvier 2019, cette amende sera fixée à 10 000 € par logiciel ou système vendu, ou par client pour lequel une prestation a été réalisée.

A noter. Qu’il s’agisse de l’amende douanière ou de l’amende fiscale, notez qu’il existe une solidarité de paiement entre les utilisateurs de logiciels et leurs diffuseurs.

A retenir

A l’occasion d’un contrôle, si l’administration fiscale ou douanière s’aperçoit que votre entreprise utilise un logiciel de caisse qui ne répond pas aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, vous vous exposez à une amende de 7 500 € par logiciel.

J'ai entendu dire



Sources

  • Loi de Finances pour 2016 n° 2015-1785 du 29 décembre 2016 (article 88)
  • BOFiP-Impôts-BOI-CF-20-10-20
  • BOFiP-Impôts-Actualité du 4 juillet 2018
  • www.impots.gouv.fr
  • Ministère de l’action et des comptes publics, communiqué de presse du 15 juin 2017, n°22
  • Communiqué de Presse du Ministère de l’Action et des Comptes publics du 9 juillet 2018, n°341
  • Loi n°2018-898 du 23 octobre 2018 relative à la lutte contre la fraude (article 3) (droit de communication douanier + amende pour logiciel frauduleux + amende pour opposition au droit de communication)